Comment éviter la catastrophe et les imprévus avec l’aménagement d’un espace commercial ou corporatif

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Votre entreprise est locataire d’un espace commercial ou corporatif et vous voulez réaliser des travaux de transformation de vos locaux? 

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Au cours des dernières années, nous avons assisté à plusieurs scénarios catastrophes vécus par nos clients. Les problèmes avaient souvent le même dénominateur commun : nos clients n’avaient pas ficelé adéquatement leurs ententes avec leurs bailleurs avant d'entamer des travaux de rénovations. 

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Voici trois histoires vécues par trois de nos clients qui peuvent servir de leçons  :

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1. Un client dans le domaine de l’innovation hésitait entre deux locaux. L’entreprise a fait appel à notre expertise pour mettre en plan ses besoins dans les deux options. Nous avons pu mettre en lumière les avantages et les inconvénients des deux locaux en quelques jours à peine. Nous pouvions ainsi nous assurer avec le client que l'espace choisi répondrait à ses besoins anticipés pour les 5 prochaines années.  Notre client a donc fait un choix réfléchi et il avait un plan de match logique avant de signer son entente. 

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2. Une entreprise de services professionnels , mal conseillée à la signature du bail, s'est retrouvée dans une situation épouvantable. Pris entre son bailleur faisant acte de mauvaise foi et une enveloppe de local communément appelé base building ne répondant pas aux normes du code du bâtiment, un débat juridique a retardé leur projet de près d'un an et a engendré des frais faramineux. Ces frais inattendus auraient pu compromettre leur projet et la poursuite de leurs activités. 

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3. Le propriétaire d’une boutique spécialisée avait fait la location d’un espace commercial de type boutique dans un grand centre d’achat bien connu de la région de Québec. Bien que l’entente avait été conclue entre les courtiers des deux parties, les particularités nécessaires à la réalisation du projet n’avaient pas été communiquées adéquatement à l’équipe de réalisation qui devait encadrer l’aménagement du côté propriétaire. 

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Cette situation a créé un effet domino pour l’aménagement du local. Nous nous sommes retrouvés, à la rencontre de démarrage du chantier, à devoir expliquer au propriétaire que notre client, le locataire, allait aménager un espace de toilettage pour chien dans le centre d’achat. Conséquence : des arrivées et des évacuations d’eau étaient requises. Le local devait faire l’objet d’insonorisation plus poussée pour camoufler les bruits des séchoirs et jappement des chiens. Toutes ces particularités au projet étaient inattendues, hors du commun et une première pour le locateur dans le centre d’achat. Évidemment, rien n’avait été discuté en ce sens à la signature du bail. Nous avons dû, conjointement avec le client, argumenter et trouver des solutions rapidement à toutes ces contraintes architecturales et mécaniques. La date d’ouverture de la boutique aurait pu être impactée et retardée de plusieurs mois.

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Si vous travaillez actuellement sur votre planification stratégique pour des travaux de transformation de vos locaux ou de vos futurs locaux comme locataires, sachez que quelques étapes préalables sont indispensables pour éviter de pareilles surprises. Voici quatre recommandations à suivre :

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 1. Dans votre recherche de local, demandez à faire produire des plans de prélocation à votre courtier ou à un professionnel qualifié pour confirmer que vos besoins peuvent bien être répondus avec le local ciblé avant de signer une entente.

Attention : ne vous fiez pas uniquement au nombre de pieds carrés! Certains locaux répondront à vos besoins en termes de pieds carrés, mais pourraient se voir difficilement aménageables pour plusieurs raisons; beaucoup de fenêtres, beaucoup de colonnes, angle particulier, disposition des issues qui nécessitent plus d’espace de circulation non aménageable, éléments/conduits mécaniques mal positionnés, etc. 

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2. Faites réviser votre bail par un avocat spécialisé en location commerciale et portez une grande attention aux clauses liées à la réalisation de travaux; 

-Déterminez clairement quels travaux sont de la responsabilité du bailleur et du locataire. Par exemple, est-ce que l’ajout d’une salle de toilette si aucune n’est accessible dans une aire commune est réellement de votre responsabilité? 

-Négociez des allocations. 

-Faites évaluer le coût des travaux versus la condition existante des lieux (mise aux normes potentiellement nécessaires). Par exemple, certaines cloisons mitoyennes ne respectent pas les résistances au feu requises, il est de la responsabilité de votre bailleur de s’y conformer.

-Assurez-vous que votre usage projeté soit réaliste dans le local ciblé. À titre d’exemple, si vous êtes un restaurateur et que l’ancien locataire occupait un espace à bureau, il est fort possible que l’usage que vous souhaitiez faire de cet espace requiert plus de travaux et/ou des mises aux normes.

-Verbalisez et transmettez par écrit vos intentions de travaux et d'activités à tenir afin que votre bailleur agisse en toute connaissance de cause et confirme que vous pourrez réaliser votre vision d’aménagement dans les espaces identifiés.

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3. Assurez-vous d'aviser et de coordonner en amont vos travaux avec le propriétaire afin de mettre en lumière tous les enjeux potentiels et les exigences à respecter. Vos travaux pourraient impacter les locataires adjacents. Si le bailleur n’est pas au fait de vos intentions, il est possible que la réalisation des travaux se complexifie rapidement.

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4. Validez avec votre bailleur ces exigences quant à la réalisation des plans et devis :

-Souhaite-t-il les approuver aux différentes étapes de conception?

-Quels professionnels sont demandés pour la réalisation des plans et devis ?

-Devons-nous faire passer le tout devant un conseil municipal ou un comité approbateur ?

-Etc.

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Toutes ces validations vous aideront également à préciser les budgets nécessaires et votre échéancier. Et surtout, d’éviter la catastrophe avec les imprévus!

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Audrey Pelletier Marceau

Co-propriétaire

Designer d'intérieur certifiée APDIQ

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